AlfredAlfred bereitet die Arbeit vor. Sie geben sie frei.
Jede Stunde liest Alfred, was angekommen ist, ordnet es dem richtigen Kunden zu, legt es ab und bereitet vor, was zu tun ist. Alles beginnt mit einem: Ihren Betrieb zu kennen.
Das «zweite Gehirn» Ihres Betriebs
Alfred hält alles zusammen, was sonst nur im Kopf des Inhabers steckt: wer jeder Kunde ist, offene Projekte, Angebote, Lieferanten, Vertrauenspersonen. Er startet mit dem, was Sie schon haben: Ihr CRM in Excel, Kundenkarten, Projektordner, Kontakte.
- Importiert Kontakte und Projekte aus Excel, CSV und Ihren Kundenkarten.
- Lernt Ihren Schreibstil daraus, wie Sie Texte korrigieren.
- Lernt Ihre Regeln aus einem Satz: «Schreib Rossi nie am Samstag».
- Hält die Kundenkarten selbst aktuell: datierte Notizen, nächster Schritt, letzter Kontakt.
Eine Kundenkarte: Projekt, Angebot, nächster Schritt, Verlauf. Beispieldaten.
Der komplette Verlauf jedes Kunden, an einem Ort
Jede Mail, jede WhatsApp, jede Sprachnachricht und jedes Gesprächstranskript eines Kunden landet in seinem Tagebuch, nach Datum geordnet. Zu jedem Eintrag finden Sie den Originalwortlaut, was Alfred verstanden hat (auch wenn die Sprachnachricht wirr war), wichtige Daten und Zahlen und offene Punkte.
Fotos, Pläne, PDFs und Anhänge werden mit dem Datum vorne im Ordner des Kunden gespeichert. Auch Nachrichten von Kollegen und vom Technikbüro, die mehrere Projekte betreffen, werden ins richtige Tagebuch sortiert.
- In einer Minute finden Sie, wer was wann gesagt hat.
- Sie sehen sofort, ob eine Information fehlt oder etwas nicht stimmt.
- Nichts wird gelöscht: Korrekturen werden ergänzt.
Beispiel mit erfundenen Daten.
Auf Ihrem Computer und in der Cloud, nach Ihrer Ordnung
Das Archiv besteht aus normalen Ordnern und Dateien: Sie öffnen sie mit jedem Programm, auch ohne Alfred.
- Die Ordner liegen auf Ihrem Computer; wenn Sie sie mit Google Drive (oder einem ähnlichen Dienst) synchronisieren, haben Sie zusätzlich eine Kopie in der Cloud.
- Die Struktur legen wir am Anfang gemeinsam fest: nach Kunde, nach Bereich, nach Jahr, mit Ihren Auftragsnummern.
- Haben Sie schon ein Archiv, nutzt Alfred es so, wie es ist, und ergänzt nur das Tagebuch und die neuen Dateien.
- Die Dateinamen beginnen mit dem Datum: von selbst sortiert, leicht zu finden.
Sie sprechen mit dem Kunden. Alfred macht Notizen und erledigt die Hausaufgaben.
Geben Sie Alfred das Transkript des Telefonats oder sprechen Sie eine Sprachnachricht über das Besprochene ein, mit dem Namen des Kunden im Titel. Alfred liest sie auf Ihrem Computer, ordnet sie dem Kunden zu und bereitet anhand seiner Kundenkarte und der Dokumente in seinem Ordner vor:
- eine Zusammenfassung des Gesprächs;
- ein PDF mit den nächsten Schritten für den Kunden;
- die Nachrichten an den Kunden und, wenn Sie es im Gespräch gesagt haben, an die Kollegen;
- die vereinbarten Termine, schon im Kalender;
- die gemachten Zusagen, mit ihren Fristen.
Gespräch mit Marco Rigo, 12 Minuten
«…die Fenstermaße schicke ich Ihnen am Freitag, und für die Besichtigung passt Donnerstag um neun…»
Geschrieben, wie Sie sie schreiben würden
Für jede Nachricht, die eine Antwort braucht, bereitet Alfred den Text vor und berücksichtigt dabei den Verlauf des Kunden, offene Angebote, Ihre Termine und Ihren Stil. Sie sehen ihn neben der erhaltenen Nachricht, mit Begründung.
- Senden und sie geht raus, von Ihrer Mail oder Ihrem WhatsApp.
- Ändern und Alfred lernt aus der Korrektur.
- Später und sie kommt wieder, wann Sie wollen.
Eine vorgeschlagene Antwort, vor dem Senden korrigiert. Beispieldaten.
Schlägt nur Zeiten vor, in denen Sie wirklich frei sind
Wenn ein Kunde um eine Besichtigung, einen Besuch oder ein Telefonat bittet, schaut Alfred in Ihren Kalender und die bereits vereinbarten Termine und findet freie Zeiten: an den Tagen und in den Zeitfenstern, die Sie festlegen, mit Puffer vor und nach anderen Terminen.
- In der Antwort schlägt er zwei Alternativen an verschiedenen Tagen vor.
- Hat der Kunde «nachmittags» oder «nach 17 Uhr» gesagt, wählt er passende Zeiten.
- Wenn der Kunde bestätigt, kommt der Termin in den Kalender, und am Vortag geht die Erinnerung raus, wenn Sie sie aktiviert haben.
Beispiel mit erfundenen Daten.
Die Selbstständigkeit bestimmen Sie, Schritt für Schritt
Nichts geht ohne Ihr OK raus, bis Sie es anders entscheiden. Routineaufgaben können Sie Alfred überlassen: Wir wählen sie gemeinsam aus, und Sie schalten sie in den Einstellungen einzeln ein. Jede automatische Aktion bleibt im Protokoll.
Wichtige Kommunikation
Antworten an Kunden, Angebote, Nachfassen, Dokumente: immer mit Ihrer Freigabe.
Vereinbarte Routine
- bestätigte Termine im Kalender
- erste Antwort an einen neuen Kontakt
- «Unterlagen erhalten, danke»
- Erinnerung am Vortag
- regelmäßiges Nachfragen
Neuigkeiten und Probleme
Eine wichtige Mail, ein Kunde, der nicht antwortet, eine Verbindung, die erneuert werden muss: Sie erfahren es sofort, nie stillschweigend.
Erinnerungen und Nachfassen
Zusagen aus Mails, Chats und Gesprächen werden zu Fristen. Am richtigen Tag erinnert er Sie an Ihre; hat ein Kunde nicht geschickt, was er versprochen hat, liegt die Nachfrage bereit.
Kalender
Ein Termin, der in einem Chat, einer Mail oder einem Gesprächstranskript bestätigt wird, landet von selbst im eigenen Kalender «Alfred», neben Ihren.
Protokoll
Was Alfred getan hat, Tag für Tag: gesendete Nachrichten, gespeicherte Dateien, Probleme. Zum Nachsehen jederzeit.
Arbeitsgruppen
In den WhatsApp-Gruppen von Baustelle oder Team verfolgt Alfred, was Sie betrifft, und sagt Ihnen Bescheid. Gruppen mit Freunden und Familie lässt er in Ruhe.
An die richtige Person
Eine Bestellung, die per WhatsApp kam, geht per Mail an die Bestellabteilung. Alfred lernt aus Ihren Unterhaltungen, wer wofür zuständig ist, und bereitet die Nachricht vor.
Mit Anhängen
Fotos, PDFs und Pläne gehen mit der Nachricht raus. Vor dem Senden öffnen Sie sie mit einem Klick und prüfen, ob es die richtigen sind.
Stellen Sie eine Frage, wie einem Mitarbeiter
In der Leiste oben fragen Sie alles über Ihre Kunden und Projekte, schriftlich oder per Sprache: Mikrofon drücken, sprechen, und Alfred versteht. Ihre Stimme wird auf Ihrem Computer transkribiert, wie WhatsApp-Sprachnachrichten.
Alfred sucht in Nachrichten, Gesprächen, Kundenkarten, Kalender und den Dokumenten in den Ordnern (auch Pläne und PDFs), denkt nach und antwortet, mit Angabe der Quelle.
- «Was fehlt noch für das Angebot an Rossi?»
- «Wann bin ich Donnerstag für die Besichtigung frei?»
- «Schreib mir eine Nachricht an den Fensterlieferanten.»
Beispiel mit erfundenen Daten.
Verbindet sich mit dem, was Sie schon nutzen
Sie müssen weder Werkzeuge noch Gewohnheiten ändern. Hier sehen Sie, was schon funktioniert und was in den nächsten Monaten kommt.
- Gmail und Google Workspaceheute
- Outlook und Microsoft 365bald
- Andere Postfächer (IMAP)bald
Kalender
- Google Calendarheute
- Outlook und Microsoft 365bald
- iCloud-Kalenderbald
Nachrichten und Sprache
- WhatsApp Businessheute
- Transkribierte WhatsApp-Sprachnachrichtenheute
- Sprachmemos und Aufnahmenheute
Archiv
- Ordner auf dem Computerheute
- Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Driveheute
- Excel und CSV für Kontakteheute
Branchensoftware und CRM
- Alfreds eigenes CRMheute
- Odooheute
- Das CRM oder die Software Ihres Betriebsauf Anfrage
Computer
- Macheute
- Windowsbald
Befehle
- Suchleiste und Fragenheute
- Sprachbefehleheute
Archiv in der Cloud: Alfred schreibt in normale Ordner; sind diese mit Google Drive, Dropbox, OneDrive oder iCloud Drive synchronisiert, haben Sie automatisch auch eine Kopie in der Cloud.
Live sehen?
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen alles an einem Beispielbetrieb.