AlfredAlfred prepara il lavoro. Tu lo approvi.
Ogni ora Alfred legge quello che è arrivato, lo collega al cliente giusto, lo archivia e prepara cosa fare. Tutto parte da una cosa: conoscere la tua impresa.
Il «secondo cervello» della tua impresa
Alfred tiene insieme tutto quello che di solito sta nella testa del titolare: chi è ogni cliente, i progetti aperti, i preventivi, i fornitori, le persone di fiducia. Parte da quello che hai già: il tuo CRM in Excel, le schede dei clienti, le cartelle dei progetti, i contatti.
- Importa contatti e progetti da Excel, CSV e dalle tue schede.
- Ricorda il tuo modo di scrivere da come correggi i testi.
- Impara le tue regole con una frase: «non scrivere mai a Rossi il sabato».
- Tiene aggiornate da solo le schede: note datate, prossimo passo, ultimo contatto.
La scheda di un cliente: progetto, preventivo, prossimo passo, storico. Dati di esempio.
La cronologia completa di ogni cliente, in un posto solo
Ogni mail, ogni WhatsApp, ogni vocale e ogni trascrizione di telefonata di un cliente finisce nel suo diario, in ordine di data. Per ogni voce trovi le parole originali, quello che Alfred ha capito (anche quando il vocale era confuso), le date e le cifre importanti e i punti da chiarire.
Foto, piante, PDF e allegati vengono salvati nella cartella del cliente con la data davanti. Anche i messaggi dei colleghi e dell'ufficio tecnico, che parlano di più progetti, vengono smistati nel diario giusto.
- Ritrovi in un minuto chi ha detto cosa, e quando.
- Ti accorgi subito se manca un'informazione o se qualcosa non torna.
- Niente si cancella: le correzioni si aggiungono.
Esempio con dati inventati.
Sul tuo computer e nel cloud, organizzato a modo tuo
L'archivio è fatto di normali cartelle e file: li apri con qualunque programma, anche senza Alfred.
- Le cartelle stanno sul tuo computer; se le sincronizzi con Google Drive (o un servizio simile) hai anche una copia nel cloud, come sicurezza in più.
- La struttura la decidiamo insieme all'inizio: per cliente, per area, per anno, con i tuoi codici di commessa.
- Se hai già un archivio, Alfred lo usa così com'è e ci aggiunge solo il diario e i file nuovi.
- I nomi dei file hanno la data davanti: in ordine da soli, facili da cercare.
Tu parli con il cliente. Alfred prende appunti, e fa i compiti.
Dai ad Alfred la trascrizione della telefonata, oppure detti un vocale con quello che vi siete detti, con il nome del cliente nel titolo. Alfred la legge sul tuo computer, la collega al cliente e, guardando la sua scheda e i documenti nella sua cartella, prepara:
- il riassunto di cosa vi siete detti;
- un documento PDF con i prossimi passi, da mandare al cliente;
- i messaggi per il cliente e, se l'hai chiesto nella chiamata, per i colleghi;
- gli appuntamenti fissati, già nel calendario;
- le promesse fatte, con le loro scadenze.
Chiamata con Marco Rigo, 12 minuti
«…le misure delle finestre te le mando venerdì, e per il sopralluogo giovedì alle nove va bene…»
Scritte come le scriveresti tu
Per ogni messaggio che richiede una risposta, Alfred prepara il testo tenendo conto della storia del cliente, dei preventivi aperti, dei tuoi impegni e del tuo stile. Lo vedi accanto al messaggio ricevuto, con il motivo.
- Invia e parte, dalla tua mail o dal tuo WhatsApp.
- Modifica e Alfred impara dalla correzione.
- Più tardi e torna quando vuoi tu.
Una risposta proposta, corretta prima di inviarla. Dati di esempio.
Propone solo orari in cui sei davvero libero
Quando un cliente chiede un sopralluogo, una visita o una telefonata, Alfred guarda il tuo calendario e gli appuntamenti già fissati, e trova gli orari liberi: nei giorni e nelle fasce che decidi tu, con un margine prima e dopo gli altri impegni.
- Nella risposta propone due alternative, in giorni diversi.
- Se il cliente ha chiesto «il pomeriggio» o «dopo le 17», sceglie quelli compatibili.
- Quando il cliente conferma, l'appuntamento va in calendario e il giorno prima parte il promemoria, se l'hai attivato.
Esempio con dati inventati.
L'autonomia la decidi tu, una cosa alla volta
Niente parte senza il tuo ok, finché non decidi diversamente. Le cose di routine si possono affidare ad Alfred: le scegliamo insieme e le attivi una per una nelle impostazioni. Ogni azione automatica resta nel registro.
Comunicazioni importanti
Risposte ai clienti, preventivi, solleciti, documenti: sempre con la tua approvazione.
Routine concordata
- appuntamenti confermati nel calendario
- prima risposta a un nuovo contatto
- «materiale ricevuto, grazie»
- promemoria del giorno prima
- ricontatto periodico
Novità e problemi
Una mail importante, un cliente che non risponde, un collegamento da ripristinare: lo sai subito, mai in silenzio.
Promemoria e solleciti
Le promesse fatte in mail, chat e chiamate diventano scadenze. Il giorno giusto ti ricorda le tue; se un cliente non ha mandato quello che aveva promesso, il sollecito è pronto.
Calendario
Un appuntamento confermato in una chat, in una mail o nella trascrizione di una telefonata va da solo nel calendario dedicato «Alfred», accanto ai tuoi.
Registro
Cosa ha fatto Alfred, giorno per giorno: messaggi inviati, file salvati, problemi. Per controllare in ogni momento.
Gruppi di lavoro
Nei gruppi WhatsApp del cantiere o della squadra Alfred segue quello che ti riguarda e ti avvisa. I gruppi di amici e famiglia li lascia stare.
Alla persona giusta
Un ordine arrivato su WhatsApp va all'ufficio ordini, per mail. Alfred impara dalle tue conversazioni chi si occupa di cosa, e prepara il messaggio per lui.
Con gli allegati
Foto, PDF e piante partono insieme al messaggio. Prima di inviare li apri con un clic e controlli che siano quelli giusti.
Fai una domanda, come a un collaboratore
Dalla barra in alto chiedi qualunque cosa sui tuoi clienti e progetti, scrivendo o a voce: premi il microfono, parli, e Alfred capisce. La voce viene trascritta sul tuo computer, come i vocali di WhatsApp.
Alfred cerca nei messaggi, nelle chiamate, nelle schede, nel calendario e nei documenti delle cartelle (anche piante e PDF), ragiona e risponde, dicendo da dove prende le informazioni.
- «Cosa manca per il preventivo di Rossi?»
- «Quando sono libero giovedì per il sopralluogo?»
- «Preparami un messaggio per il fornitore dei serramenti.»
Esempio con dati inventati.
Si collega a quello che usi già
Non devi cambiare strumenti né abitudini. Ecco cosa funziona già e cosa arriva nei prossimi mesi.
Posta
- Gmail e Google Workspaceoggi
- Outlook e Microsoft 365in arrivo
- Altre caselle (Aruba, Libero…)in arrivo
Calendario
- Google Calendaroggi
- Outlook e Microsoft 365in arrivo
- Calendario di iCloudin arrivo
Messaggi e voce
- WhatsApp Businessoggi
- Vocali WhatsApp trascrittioggi
- Memo Vocali e registrazionioggi
Archivio
- Cartelle sul computeroggi
- Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Driveoggi
- Excel e CSV per i contattioggi
Gestionali e CRM
- CRM interno di Alfredoggi
- Odoooggi
- Il CRM o gestionale della tua aziendasu richiesta
Computer
- Macoggi
- Windowsin arrivo
Comandi
- Barra di ricerca e domandeoggi
- Comandi a voceoggi
Archivio nel cloud: Alfred scrive in normali cartelle; se quelle cartelle sono sincronizzate con Google Drive, Dropbox, OneDrive o iCloud Drive, hai automaticamente anche la copia nel cloud.
Vuoi vederlo dal vivo?
In 20 minuti ti mostriamo tutto con un'impresa di esempio.